W trakcie projektowania komunikacji wewnętrznej część zarządów wpada w pułapkę, którą można nazwać „propagandą sukcesu”. Polega ona na podawaniu wyłącznie pozytywnych informacji przy jednoczesnym, celowym pomijaniu tematów mniej wygodnych. Przez to pracownicy odczuwają rozdźwięk pomiędzy oficjalnymi komunikatami, a rzeczywistością. Co więcej, język takiej komunikacji często jest wypełniony marketingowymi sformułowaniami, co jeszcze bardziej pogłębia dystans, a tym samym wywołuje kryzys zaufania na linii pracownik – pracodawca. Jak więc zaprojektować komunikację wewnętrzną, by była otwarta i wiarygodna, a przez to motywująca?

Otwartość i szybkość działania

Każda organizacja powinna mieć wypracowane kanały komunikacji – nie tylko z mediami, ale również ze swoimi pracownikami. Popularne rozwiązania to:

• intranet
• newsletter
• mailing
• magazyny firmowe.

To, jakie narzędzie dobierzemy, zależy oczywiście od rodzaju organizacji i struktury pracowników. Możemy być prawie pewni, że w przypadku osób wykonujących czynności na taśmie produkcyjnej mailing czy intranet będzie raczej mało skuteczny, zwłaszcza w porównaniu z kadrą managerską, która na co dzień spędza co najmniej 6 godzin przed komputerem. Należy zatem dokładnie ocenić sytuację, by dobrać idealne rozwiązanie. Rolą komunikacji wewnętrznej jest informowanie na bieżąco pracowników o sprawach firmy oraz błyskawiczne działanie w przypadku kryzysów. W czasach mediów społecznościach otwarta komunikacja, zwłaszcza dotycząca sytuacji szkodzących firmie, ma bezpośredni wpływ na to, jak pracownicy oceniają swojego pracodawcę. W efekcie zależy od niej ich motywacja do pracy.

Platformy dialogu

Kolejną, bardzo ważną funkcją komunikacji wewnętrznej w organizacji jest zapewnienie przestrzeni do wymiany informacji. Dzięki temu możliwe jest nie tylko wykorzystanie wiedzy pracowników, ale również zainspirowanie ich do większego zaangażowania w życie firmy. Wpływa to na podniesienie efektywności i przywiązania pracowników do firmy – w końcu mają oni świadomość, że ich głos jest istotny. Oczywiście przestrzeń do dzielenia się feedbackiem czy pomysłami na usprawnienie procesów powinna być odpowiednio zaprojektowana przez dział komunikacji wewnętrznej tak, by była zabezpieczona przed wyciekiem informacji.

Myślenie o odbiorcy

Bardzo często międzynarodowe korporacje, których główne centrale nie znajdują się w Polsce, wpadają w swoistą pułapkę komunikacyjną. Styl, w którym próbują przekazać informacje naszpikowany jest korpomową i zwrotami z oficjalnych informacji prasowych. Oderwanie komunikacji od specyfiki kulturowej skutkuje też nazbyt entuzjastycznym przedstawianiem sukcesów z jednoczesnym bagatelizowaniem problemów, a także bezrefleksyjnym tłumaczeniu angielskich sformułowań, które nie niosą za sobą treści. Jeśli komunikacja ma być skuteczna oraz wiarygodna, powinna być bezpośrednia i w miarę możliwości prosta.

Stosując te trzy podstawowe zasady mamy szansę podnieść zaangażowanie i motywacje pracowników w organizacji, ale także uczynić z nich ambasadorów naszej organizacji niezależnie od zajmowanego przez nich stanowiska.

Artykuł Komunikacja wewnętrzna – klucz do pozytywnego wizerunku firmy na rynku pochodzi z serwisu PR Calling – agencja PR – PR for tech leaders.