Jak napisać informację prasową i uzyskać maksimum publikacji? Kompendium wiedzy + BONUS

Informacja prasowa to jedno z najstarszych i wciąż bardzo popularnych narzędzi w tradycyjnym PR. Dla wielu specjalistów stanowi nieodłączny element kontaktu z mediami, a jej prawidłowe przygotowanie, a następnie dystrybucja mają kluczowy wpływ na późniejsze efekty w postaci publikacji. Jak dobrze napisać informację prasową? Co świadczy o jej skuteczności? I jak zainteresować nią dziennikarzy?

Zacznijmy od początku: czym jest informacja prasowa?

Informacja prasowa to komunikat, który marka wysyła do mediów, w celu poinformowania o wydarzeniach, nowościach, produktach czy zmianach. Z założenia powinna składać się z kilku stałych elementów: tytułu, leadu i rozwinięcia. W wysyłanym materiale nie powinno zabraknąć także daty i kontaktu do osoby, która w razie dodatkowych pytań udzieli więcej informacji. Podczas pisania komunikatu prasowego bardzo ważna jest zasada odwróconej piramidy. Oznacza to, że najważniejsze informacje powinny znaleźć się w pierwszej części tekstu, a dalej pozostałe szczegóły.

Zatrzymajmy się tutaj na chwilę. Tytuł i lead informacji prasowej ma niezwykle istotne znaczenie dla całego komunikatu, ponieważ to ich zadaniem jest zainteresowanie dziennikarza, przyciągniecie jego uwagi i zachęcenie do publikacji newsa. Dlatego lead powinien nie tylko zawierać najważniejsze informacje, ale też mieć zwartą, konkretną formę, którą można w całości wykorzystać, bez potrzeby modyfikacji, skracania czy dopytywania o dodatkowe szczegóły. Oszczędność czasu to często główny atut współpracy z mediami. Aby informacja prasowa miała znaczącą wartość dla dziennikarza, a następnie dla czytelników powinna zawierać odpowiedzi na sześć konkretnych pytań:

• co?
• kto?
• gdzie?
• kiedy?
• dlaczego?
• jak?

Wiemy już, jak w teorii powinna wyglądać i co zawierać informacja prasowa, przejdźmy zatem do konkretów praktycznych.

Jak napisać informację prasową? 5 prostych kroków

Mając na uwadze powyższe zasady możemy rozpocząć przygotowywanie komunikatu, który przekażemy mediom. Podczas pisania kierujmy się kilkoma wskazówkami, które pomogą przygotować ciekawą i wartościową treść.

1. Konspekt informacji prasowej

Zacznijmy od planu tekstu, w tym celu przydatne będą pytania z poprzedniego akapitu. Na ich podstawie rozpiszmy hasłowo, co musi znaleźć się w komunikacie. Zaplanujmy kolejność podawanych wiadomości. Dzięki temu poprowadzimy tekst tak, aby spełniał zasadę piramidy, a jednocześnie był napisany spójnie i czytelnie, bez powtarzania i pominięcia ważnych kwestii.

2. Piszemy krótko i zwięźle

W informacji prasowej powinno znaleźć się maksimum treści w minimum objętości. Piszemy najważniejsze informacje, podkreślamy istotę komunikatu, nie rozpisujemy się na tematy, które są poboczne. Komunikat prasowy to nie miejsce na dygresje, na poruszanie kilku wątków. Zdecydowanie unikamy, tzw. lania wody i rozwlekania zdań. Dziennikarz chce otrzymać konkretną notatkę z wydarzenia lub zmian wprowadzonych w firmie. To samo dotyczy tekstów produktowych.

3. Interesujący i przejrzysty format

Przesłany tekst powinien mieć nie tylko interesującą treść, ale także wygląd. Zadbajmy o proste formatowanie: jednolitą czcionkę, śródtytuły, punktowanie, wyboldowanie najważniejszych informacji. Wszystko to sprawia, że tekst czyta się łatwiej i szybciej można wyłapać z niego to, co istotne. Z drugiej strony pamiętajmy, aby nie pojawiło się zbyt dużo formatów, które przysłonią właściwy komunikat.

4. Tytuł i lead tworzymy na końcu

To zasada, która generalnie dotyczy większości tworzonych tekstów. Najpierw powinna powstać treść główna informacji prasowej, a dopiero po jej napisaniu tworzymy lead, zawierający najistotniejsze informacje i jest podsumowaniem i streszczeniem rozwinięcia. Musimy mieć na uwadze, że to właśnie lead często w całości wykorzystują dziennikarze. Dlatego powinien być skondensowaną formą całego komunikatu, a jego dopełnieniem chwytliwy i wzbudzający zainteresowanie tytuł.

5. Poprawność jako priorytet

Poprawność językowa, stylistyczna, gramatyczna to podstawa informacji prasowej, która trafia do dziennikarza. Dlatego, jeśli to tylko możliwe komunikat warto przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć czas na korektę, ponowne przeczytanie treści i skonsultowanie się z inną osobą. Unikajmy pisania w pośpiechu i na ostatnią chwilę, bo wtedy najłatwiej o błędy lub pominięcie najważniejszych informacji. Jeśli sytuacja wymaga natychmiastowej reakcji zamknijmy gotowy tekst i wróćmy do niego za kilka minut lub podrzućmy komuś z zespołu do przeczytania.

JAK NAPISAĆ INFORMACJĘ PRASOWĄ DLA BRANŻY IT

3 cechy skutecznej informacji prasowej

Skuteczna informacja prasowa, czyli jaka? Dobry komunikat wzbudzi zainteresowanie dziennikarzy przesłanym tematem, a to z kolei da szansę na dużą liczbę publikacji. Zatem jakimi cechami możemy określić skuteczną informację?

• Atrakcyjna – skuteczny komunikat prasowy powinien zawierać treści interesujące, aktualne i najnowsze. Warto dołączyć do niego wykresy, statystki i infografiki. Pamiętajmy o wysokiej jakości zdjęciach oraz grafikach obrazujących komunikat. W treści, obok niezbędnych wiadomości, warto zawrzeć cytat z wypowiedzi eksperta lub przedstawiciela firmy.
• Gotowa do użytku – dziennikarze bardzo cenią swój czas, a na ich skrzynce codziennie pojawia się kilkanaście lub kilkadziesiąt informacji prasowych. Dlatego odpowiednie przygotowanie i sformatowanie treści znacznie zwiększa szansę na publikacje. Chwytliwy, konkretny lead, zaznaczone fragmenty w treści, cytaty – to wszystko pozwala użyć wycinka tekstu bez dodatkowego wysiłku.
• Spersonalizowana – bardzo ważna kwestia! Niestety wciąż zdarzają się wysyłki hurtowe, bez sprawdzenia, jakimi tematami zajmuje się konkretny redaktor. Warto nawiązać indywidualne relacje z dziennikarzem, poznać zakres jego działania i wysłać komunikat, który dokładnie odpowiada poruszanej przez niego tematyce.

INFORMACJA PRASOWA NIE ZOSTAŁA OPUBLIKOWANA? SPRAWDŹ MOŻLIWE PRZYCZYNY

W jaki sposób skutecznie dobierać komunikaty i formę ich przekazu do poszczególnych dziennikarzy?

W skutecznej współpracy z dziennikarzami liczy się przede wszystkim indywidualne podejście. Bezcenne jest poznanie specyfiki pracy danej redakcji i poszczególnych redaktorów. Komunikaty muszą być dopasowane pod względem branży oraz rodzaju przekazywanej wiadomości. Im lżejsza branża, tym przekaz może odbiegać od tradycyjnej formy. Warto także przekazywać komunikaty o trudniejszych tematach w bardziej przystępnej formie. Jeśli piszemy o skomplikowanych procesach czy nowoczesnych technologiach, obok jednolitej treści możemy postawić na infografiki. Część dziennikarzy ceni sobie osobiste relacje, spotkania w redakcji lub podczas wydarzeń branżowych. To doskonała okazja nie tylko na zbudowanie zaufania i potrzymanie kontaktu, ale też poznanie preferencji redaktora. Budowanie skutecznej komunikacji z dziennikarzami jest istotą public relations i wymaga czasu oraz zaangażowania ze strony agencji PR.

Dlaczego media nie publikują informacji prasowych – 5 głównych powodów

Informacja prasowa została napisana z zachowaniem wszelkich zasad, a oddźwięk po wysyłce jest znikomy? Powodów może być kilka, warto je poznać, aby ulepszyć tworzone treści i skutecznie zdobywać zainteresowanie mediów.

• Brak zainteresowania – kiedy informacja nie zawiera interesujących treści trudno będzie zachęcić dziennikarza do jej wykorzystania. Musimy pamiętać, że komunikat powinien zawierać wiadomości ciekawe nie tylko z perspektywy marki, ale przede wszystkim odbiorcy, czyli czytelnika danego medium. Warto tak wyważyć zawarte w informacji prasowej dane, aby dziennikarz nie miał wątpliwości, że publikowana treść niesie za sobą wartość dla czytelnika.
• Nieznajomość adresata – dobór mediów do konkretnego komunikatu ma istotne znaczenie w skutecznym działaniu PR. Każdy klient i związane z nim projekty powinny mieć dedykowaną bazę mediów, z którymi komunikujemy się w zależności od tematyki informacji prasowej. Baza powinna być na bieżąco aktualizowana.
• Niedbały email – błędy, brak formatowania i wyłuszczenia najważniejszych informacji w wiadomości email sprawiają, że dziennikarz traci zainteresowanie i nie zapoznaje się z dalszą treścią. Zadbajmy o personalizację i zaadresowanie wiadomości do odpowiedniej osoby. Absolutnie nie wysyłajmy hurtowych maili z taką samą treścią do kilkudziesięciu odbiorców. Każda wiadomość powinna być dedykowana jednemu dziennikarzowi. Ciężar wiadomości nie powinien przekroczyć 3-5 MB.
• Błędy w treściach – dotyczy to zarówno wiadomości email, jak i samej informacji prasowej. Błędy ortograficzne, interpunkcyjne lub gramatyczne, literówki, niepoprawne pisanie imion, nazwisk oraz nazw świadczą o braku profesjonalizmu i podważają zaufanie dziennikarza do wysokiej jakości treści, a w efekcie do agencji PR.
• Kryptoreklama – zdarza się, że klient traktuje działania PR jak formę reklamy. Już na etapie pierwszych rozmów trzeba dokładnie przedyskutować tę kwestię i tak przygotowywać materiały, aby wspierały one interes klienta, a jednocześnie nie brzmiały zbyt marketingowo. Dziennikarze nie lubią otrzymywać informacji prasowych, które wyglądają jak artykuły sponsorowane i rzadko takie treści publikują.

Informacja prasowa to wciąż najpopularniejsze narzędzie media relations. Warto zadbać o to, aby była przygotowana starannie i z zachowaniem wszystkich zasad skutecznego komunikatu. Istotne jest stałe szlifowanie zarówno umiejętności tworzenia informacji prasowych, jak i ich efektywnej wysyłki.

A może zamiast informacji prasowej przygotujesz pitch letter? Sprawdź, czym różnią się między sobą te popularne formaty.

Jeśli dotrwaliście do końca, mamy dla Was BONUS – bezpłatny szablon informacji prasowej, dzięki której materiał prasowy przygotujesz w mgnieniu oka! Wystarczy, że zapiszesz się na nasz newsletter!

PS. Zapisując się na nasz newsletter akceptujesz Politykę Prywatności.

Szukasz agencji PR, która pomoże Ci w skutecznej komunikacji? Skontaktuj się z nami!