Czy mogę rozpocząć działania PR na próbę? Ile kosztuje obsługa? Za jakie kwestie będę odpowiedzialny, a co będzie po stronie agencji? Tego rodzaju pytania bardzo często pojawiają się ze strony osób, które chciałaby nawiązać współpracę z agencją PR, jednak nie mają w tym zakresie wiedzy ani doświadczenia. Dlatego postanowiliśmy wyjść im naprzeciw i w kolejnym artykule z cyklu #6pytandoagencjiPR odpowiadamy na najczęściej pojawiające się zapytania dotyczące początków współpracy z agencją PR.
Czy mogę rozpocząć działania PR na próbę?
Jeżeli nie jesteś przekonany czy pełen zakres usług PR jest Ci potrzebny, możesz zacząć od współpracy projektowej, np. organizacji konferencji prasowej, komunikacji launchu produktu lub dystrybucji informacji prasowej. Taki model pozwoli Ci poznać agencję oraz jej podejście do realizacji działań. Po współpracy projektowej będziesz mógł podjąć decyzję, czy jesteś zadowolony i chcesz kontynuować działania na szerszą skalę.
W przypadku stałej obsługi zazwyczaj podpisuje się umowę z 3-miesięcznym okresem próbnym, co oznacza, że każda ze stron może wycofać się ze współpracy po tym czasie bez zachowania zwyczajowego 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
Jednak współpraca „na próbę” np. przez miesiąc nie jest praktykowana w branży – PR to specyficzny sektor, w którym efekty są widoczne dopiero po kilku tygodniach czy miesiącach, dlatego krótkookresowe działania mogą nie przynieść zadowalających wyników.
Czy mogę zobaczyć, kto będzie ze mną współpracował z ramienia agencji?
Tak. Zespół, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie projektu lub klienta powinien zostać przedstawiony już na etapie prezentacji przetargowej. Jeżeli nie miało to miejsca możesz poprosić agencję, aby zaprezentowała specjalistów, którzy zajmą się obsługą Twojej firmy w przypadku wygranej. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku, gdy podpisanie umowy nie jest wynikiem przetargu.
Za jakie kwestie będę odpowiedzialny, a co będzie po stronie agencji?
Rozdzielenie zadań pomiędzy klienta i agencję następuję w pierwszych dniach współpracy. Możemy wyróżnić kilka stałych działań, za które odpowiedzialna jest agencja PR. Są to m.in. doradztwo strategiczne, tworzenie i redagowanie treści, media relations, pozycjonowanie ekspertów, prowadzenie biura prasowego czy monitoring mediów. Po stronie klienta zazwyczaj leży m.in. dostarczanie wkładu merytorycznego i przekazywanie informacji o bieżących działaniach firmy.
Ile kosztuje współpraca z agencją PR?
Kwestia wynagrodzenia jest zależna od rodzaju i liczby zadań, za które będzie odpowiedzialna agencja PR. Im większy zakres współpracy, tym większy budżet trzeba będzie przeznaczyć. Standardem w branży są dwa rodzaje rozliczeń: stałe miesięczne fee lub – w przypadku współpracy projektowej – opłata za cały zestaw aktywności, który agencja zrealizuje w jego ramach. Zwykle budżety zaczynają się od kilku tysięcy złotych, ale mogą wielokrotnie wzrosnąć w przypadku kompleksowych kampanii komunikacyjnych. Warto porozmawiać z agencją PR i poprosić o wycenę w kilku wariantach, w zależności od zakresu.
Jak wygląda początek współpracy z agencją?
Pierwsze dni współpracy to proces wzajemnego poznawania. W PR Calling stworzyliśmy autorski projekt Discovery Month, który ma obu stronom ten proces ułatwić.
W pierwszej fazie staramy się zebrać jak najwięcej informacji o naszym Kliencie. Sprawdzamy, na jakim etapie rozwoju jest komunikacja firmy oraz przeprowadzamy jej analizę – czytamy informacje prasowe, materiały wewnętrzne i zbieramy informacje o dotychczasowych działaniach PR.
Kolejny etap to analiza otoczenia – weryfikujemy, w jaki sposób postrzegana jest firma, zarówno przez dziennikarzy, jak i pozostałych odbiorców.
Ostatnim elementem jest sprawdzenie konkurencji – w jaki sposób komunikują się inne podmioty z branży, sprawdzamy mocne i słabe strony, a na koniec wyciągamy wnioski, które pomogą nam stworzyć strategię.
Na podstawie wyżej wymienionych procesów przygotowujemy Discovery Report, czyli materiał zawierający najważniejsze informacje oraz wnioski ekspertów – jest to podstawa do zaplanowania kolejnych działań.
Czy agencja pracuje w weekendy?
Zwyczajowo agencje PR pracują 5 dni w tygodniu (9:00 – 17:00). Jeśli natomiast branżowe wydarzenie czy konferencja organizowane są w weekend, konsultant bierze w nich udział. Może się to natomiast wiązać z dodatkowym kosztem dla klienta. W wyjątkowych sytuacjach, takich jak kryzys, konsultanci są dostępni przez 24h na dobę.