Czy RODO zmieni PR?

 In Blog PR Calling

RODO w agencji PR? Obowiązujące od 25 maja 2018 r. RODO wprowadziło szereg zmian w działaniu firm przetwarzających dane osobowe i zmieniło sposób myślenia o prywatności w sieci. Zobacz, jaki wpływ wywiera nowe prawo na branżę public relations.

Bezpieczeństwo danych

Podstawą pracy każdej agencji PR jest baza dziennikarzy. Jak wygląda RODO w agencji PR? W świetle nowych ustaleń, agencje są administratorami danych osobowych, a zatem wymagane jest od nich zapewnienie wszelkich standardów mających na celu ich zabezpieczenie. Ponadto na firmach, które wykryły u siebie naruszenie bezpieczeństwa baz danych, będzie ciążył obowiązek tzw. “samodonosu” do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin od wykrycia uchybień.

Podmiot przetwarzający dane

Często firmy, które współpracują z agencjami PR, same przekazują im dane osobowe. W takiej sytuacji firma ma status administratora danych osobowych, a agencja jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe i również musi zapewnić wszelkie bezpieczeństwo przechowywania powierzonych jej danych. Co ciekawe, to na firmie spoczywa obowiązek, by wybrać taką agencję, która zapewnia bezpieczeństwo i to na niej spoczywa większa odpowiedzialność. Firma powinna też zawrzeć z agencją umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Jak kontaktować się z dziennikarzami?

RODO wymaga od firm zbierania zgód na komunikację drogą elektroniczną. Zgoda taka powinna być konkretna i administrator danych powinien mieć pewność, że wyrażono ją w sposób dobrowolny oraz świadomy. Czyli pozyskując dane, powinien przedstawić jasny cel, w jakim będzie je przetwarzać. Z tego powodu przed wejściem w życie RODO wielu PR-owców ogarnął strach, czy nie będą musieli prosić wszystkich swoich dotychczasowych kontaktów o wyrażenie zgody na dalszą komunikację. Tu mam dla Ciebie dobrą wiadomość: na szczęście nie jest to wymagane. Jeżeli prowadziło się dotychczas korespondencję z danym dziennikarzem, dalszy kontakt będzie jak najbardziej zgodny z prawem.

Obowiązek informacyjny

Jednak zawsze jest jakieś “ale”. RODO nakłada na firmy tzw. obowiązek informacyjny, w ramach którego należy przedstawić odbiorcom (najlepiej zrobić to w pierwszym mailu):

– kto jest administratorem danych osobowych (dane kontaktowe);

– dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – o ile firma takiego powołała;

– jaki jest cel przetwarzania danych oraz jaka podstawa prawna:

– czy istnieje zamiar przekazania danych innemu podmiotowi;

– jak długo dane osobowe będą przetwarzane przez administratora;

– prawo dostępu odbiorcy do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;

– prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania;

– prawo do przenoszenia danych do innego podmiotu;

– prawo wniesienia skargi do PUODO.

Obowiązek ten należy spełnić przy pierwszym kontakcie z odbiorcą, nawet jeśli korespondowało się z nim przed wejściem w życie RODO.

Pozyskanie danych

Kolejną budzącą wątpliwości kwestią jest pozyskiwanie nowych danych. Wyobraź sobie sytuację, że na stronie internetowej gazety lub w stopce pod artykułem znajdujesz dane kontaktowe, w tym adres email do konkretnego dziennikarza. Powstaje pytanie, czy można wysłać do niego wiadomość?

Dziennikarz sam podaje swój adres, więc można stwierdzić, że oczekuje kontaktu. Dlatego z pewnością zadawanie pytań dotyczących artykułu czy obszaru jego zainteresowań będzie jak najbardziej na miejscu. Wątpliwości powstają, gdy chcesz przesłać mu materiał prasowy. Na przykład reporter specjalizuje się w podróżach, a Ty chcesz podesłać mu ciekawy artykuł o wycieczce oferowanej przez biuro turystyczne, dla którego pracujesz.

Co na to prawnicy?

Jedni prawnicy twierdzą, że materiał taki może być traktowany jako informacja marketingowa, więc wymagana jest zgoda na przesyłanie podobnych treści. Inni uważają, że wysyłanie takich tekstów jest zgodne z prawem i bez zgody. W ich uzasadnieniu dziennikarz podaje dane publicznie w celach zawodowych, na które często składa się pozyskiwanie wartościowych materiałów od informatorów. Uważam, że dobrą praktyką byłoby napisanie pierwszego maila do redaktora, w którym przedstawisz się, napiszesz, że spodobał Ci się konkretny artykuł oraz że masz ciekawy materiał, który być może go zainteresuje i czy możesz mu go przesłać. Pozytywna odpowiedź będzie dla Ciebie zabezpieczeniem na wypadek ewentualnej skargi.

RODO w agencji PR – co na to sami PR-owcy?

Sami PR-owcy jednak skarg się nie obawiają. Wśród nich często panuje przekonanie, że dziennikarze nie będą zgłaszać nadawców maili z materiałami prasowymi, chyba, że ci będą wyjątkowo nachalni. Zawsze jednak należy pamiętać o tym, że jeśli dziennikarz jednoznacznie wyrazi, że nie chce więcej otrzymywać od Ciebie wiadomości, należy spełnić jego wolę.

Warto pamiętać jeszcze o jednym. Częstym narzędziem pracy PR-owców jest email. Nieraz wysyłają jedną wiadomości do wielu odbiorców. Tu należy zachować szczególną ostrożność i upewnić się, że adresy adresaci nie zobaczą innych niż swój adresów email.

Podsumowanie

Podsumowując, RODO w agencji PR to nie rewolucja, której należy się obawiać. Nowe przepisy wymagają od agencji PR-owych zabezpieczenia systemów informatycznych przed wyciekiem danych. A sama praca PR-owców? Jeżeli będą pamiętać o kilku drobnych zmianach, ich praca będzie wyglądać tak, jak dotychczas.

 

 

Szymon Dyrlaga – Content Designer we FreshMailu. Autor wielu artykułów na temat RODO oraz email marketingu. Interesuje się szeroko pojętym online marketingiem.

 

 

 

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/biurko-pracy-biznesu-urz%C4%85d-3139127/

Recent Posts

Leave a Comment

Napisz do nas

Not readable? Change text.