Informacja prasowa jest dla PR-owca jednym z podstawowych narzędzi, służących do kontaktu z mediami. Często okazuje się jednak, że mimo rozwoju branży komunikacji, wielu specjalistów wciąż napotyka trudności w pisaniu treści, a następnie – pozyskiwaniu wysokiej jakości publikacji, na które tak liczą klienci. Jak tego uniknąć? Dziś przywołujemy 5 najczęstszych błędów, przez które informacje prasowe nie cieszą się zainteresowaniem wśród dziennikarzy.
Nieinteresujący przekaz
PR-owiec opracowujący treść informacji prasowej skupia się na tematach istotnych z perspektywy klienta oraz związanych z branżą, w której specjalizuje się dana marka. Zawsze jednak należy pamiętać, że informacja prasowa skierowana jest do czytelników mediów i to ich perspektywa jest dla dziennikarzy najważniejsza. Zapominając o odbiorcach medium narażamy się na to, że redakcja nie będzie zainteresowana publikowaniem naszych materiałów. W związku z tym, już w trakcie tworzenia tekstu należy zwrócić uwagę na jego przystępność, a także zastanowić się, które z zebranych przez nas informacji mogą być ciekawe oraz cenne dla czytelników. Aby nasze działania były skuteczne, należy zatem odnaleźć odpowiedni kontekst, mając na względzie zarówno potrzeby naszych klientów, jak i odbiorców naszego komunikatu.
Brak znajomości mediów
W efektywnym prowadzeniu działań media relations, a w tym przygotowywaniu informacji prasowych, kluczowa jest umiejętność doboru mediów do treści. W tym celu należy stworzyć odpowiednią, dedykowaną pod każdy projekt (a nawet informację prasową) bazę mediów. Jak to zrobić?
W poprzednim artykule podjęliśmy temat porannej prasówki. Codzienny przegląd mediów i prowadzenie researchy to pierwszy krok w rozwinięciu umiejętności doboru odbiorców naszych komunikatów, a więc także budowaniu skutecznej bazy. Pamiętajmy również o ciągłej aktualizacji swoich baz oraz obserwacji sytuacji na rynku.
Nieodpowiednia zawartość wiadomości e-mail
Zanim zdecydujemy się na wysłanie wiadomości zachęcającej do publikacji naszej informacji prasowej, należy przeanalizować jej zawartość. E-mail powinien być odpowiednio sformatowany, spersonalizowany i skierowany do konkretnej osoby czy redakcji. Pamiętajmy, aby treść była interesująca oraz łatwa w odbiorze. Istotny jest również ciężar całej wiadomości, który nie powinien przekraczać 3-5 MB, gdyż w przeciwnym wypadku może trafić do spamu. Pomyłka w imieniu czy nazwisku dziennikarza, wysyłka treści do nieadekwatnych mediów czy kopiowanie tego samego tekstu do wielu odbiorców to również działania, na które nie ma miejsca w skutecznej komunikacji PR.
Sprawdź też co pisaliśmy na ten temat na blogu Freshmail, czyli 5 zasad pisania wiadomości do dziennikarzy wg PR Calling.
Błędy w tekście
Treści, które wysyłamy dziennikarzom, powinny być dopracowane pod każdym względem – zarówno merytorycznym, jak i stylistycznym. Nie ma w nich miejsca na błędy interpunkcyjne, gramatyczne czy ortograficzne, które mogą świadczyć o braku profesjonalizmu. Osoba pracująca na stanowisku PR-owca zobowiązana jest do posługiwania się nienaganną polszczyzną, a informacje prasowe mają stanowić gotowe do publikacji materiały.
Zbyt marketingowo
Wierzymy, że każdy PR-owiec zna różnicę pomiędzy informacją prasową, a artykułem sponsorowanym. Zdarza się jednak, że dla klientów agencji nie jest ona oczywista, dlatego warto jeszcze na początku współpracy omówić zasady komunikacji. W ten sposób zyskamy pewność, że zarówno klienci, jak i dziennikarze, będą zadowoleni z opracowywanych i dostarczanych przez nas materiałów.