Zastanawiasz się jak zorganizować konferencję prasową, aby mieć 100% pewność, że Twój czas i pieniądze nie zostaną zmarnowane? Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy poradnik, który powstał na podstawie naszych wieloletnich doświadczeń. Zawarte w nim uwagi pomogą ci uniknąć błędów i podjąć słuszne decyzje związane z organizacją wydarzenia dla dziennikarzy. Zapraszamy do lektury!
Zanim podejmiesz decyzję o organizacji konferencji prasowej, upewnij się że:
TEMAT JEST WYSTARCZAJĄCO ISTOTNY Z PUNKTU WIDZENIA DZIENNIKARZY
Zniżka na oferowane usługi czy nowy członek zarządu to bardzo ciekawe zmiany w twojej organizacji, jednak nie na tyle by organizować z tego powodu konferencję, chyba, że jesteś CEO Facebooka. Musisz mieć pewność, że zdarzenie którym chcesz podzielić się ze światem jest wystarczająco istotne z punktu widzenia dziennikarzy specjalizujących się w danej tematyce. Koszty organizacji konferencji prasowej są wysokie, ilość konkurencyjnych wydarzeń spora a czas dziennikarzy cenny – nie chcesz chyba przemawiać jedynie do przedstawicieli agencji PR, kolegów z pracy czy obsługi cateringu. Launch nowej usługi, rewolucyjna aktualizacja twojej aplikacji, plany rozwojowe na najbliższy rok czy publikacja przełomowego raportu – to są tematy, które mogą (choć nie muszą) kwalifikować się do rangi wydarzenia jakim jest konferencja prasowa.
TEMAT JEST AKTUALNY
Wypuściłeś na rynek nową usługę, która zrewolucjonizuje życie miellenialsów? Świetnie, temat ten prawdopodobnie można zakomunikować na konferencji prasowej. Pod jednym warunkiem – zrobiłeś to teraz a nie pół roku temu. Temat konferencji prasowej musi być zawsze aktualny. Jeśli usługa faktycznie zmieniła życie wielu ludzi, konferencja mogłaby dotyczyć publikacji raportu poświęconego wpływowi aplikacji na jej użytkowników. Informowanie o samym fakcie jej istnienia długo po rynkowym debiucie skazane jest natomiast na porażkę.
Jeśli po dokładnej analizie doszedłeś już do wniosku, że należy zorganizować konferencję prasową, powinieneś zacząć od określenia kilku kluczowych w dalszym procesie rzeczy. Zatem jak zorganizować konferencję prasową – SKUTECZNIE?
I. JAKI MAM BUDŻET
Jest to wbrew pozorom jedna z najważniejszych rzeczy, która determinować będzie dalsze planowanie. Czy będziesz musiał ograniczyć się do spotkania w domu kultury na warszawskiej Białołęce, czy może zrobisz konferencję na 38. piętrze Warsaw Spire? Czy ludzie, którzy Cię odwiedzą będą popijać paluszki słone colą, czy może kawior szampanem? Są to bardzo istotne różnice a znajomość budżetu pomoże Ci w realistycznym wyszukaniu odpowiedniego lokalu, oferty cateringowej czy dodatkowych atrakcji.
II. KTO BĘDZIE ODBIORCĄ KONFERENCJI
Jeśli komunikujesz launch nowej aplikacji mobilnej dla zmotoryzowanych przedsiębiorców, to są duże szanse że temat ten zainteresuje dziennikarzy motoryzacyjnych, tych piszących o nowych technologiach czy biznesowych – nie spodziewaj się raczej odwiedzin przedstawicieli redakcji „M jak Mama” czy „Hodowcy Bydła”. Musisz bardzo jasno sprecyzować, jacy dziennikarze będą odbiorcami twojej konferencji.
III. ILU OSÓB SPODZIEWAM SIĘ NA WYDARZENIU
Jeśli wiesz już jakich przedstawicieli mediów chcesz zaprosić na wydarzenie, pora na oszacowanie ilu z nich spodziewasz się na konferencji. Oczywiście nie wiesz dokładnie ile osób przyjdzie na wydarzenie, a frekwencja potwierdzonych dziennikarzy potrafi wahać się od kilku do nawet 100%. Musisz jednak założyć jakąś liczbę – na spokojnie przejrzyj bazę mediów i pozaznaczaj dziennikarzy, którzy mogliby być zainteresowani pojawieniem się na twoim wydarzeniu. Zaznaczyłeś w bazie 60 osób a budżet pozwala Ci na zaproszenie 30 osób? W takim wypadku będziesz musiał skupić się na tych najważniejszych – nie strzelaj jednak liczbami, dokładnie przeanalizuj kto z twojej bazy realistycznie może pojawić się na miejscu.
IV. KIEDY POWINNA ODBYĆ SIĘ KONFERENCJA
Jeśli znasz już budżet wydarzenia, wiesz do kogo będzie skierowane i ilu osób się na nim spodziewasz, czas na ustalenie terminu konferencji. Pierwszą istotną rzeczą jest to, że nie powinno mieć to miejsca wcześniej niż miesiąc po podjęciu decyzji o organizacji konferencji. Przed Tobą wiele zadań, które będą wymagały czasu i pracy różnych podwykonawców. Jeśli sytuacja absolutnie nie wymaga inaczej, daj sobie przynajmniej 4 tygodnie na dopięcie wszystkich działań. Kolejną istotną rzeczą jest wytypowanie właściwego dnia. Podstawową rzeczą jest to, że weekendy absolutnie odpadają. Do tej listy dołączyć można również piątek, o ile nie mówimy o śniadaniu prasowym. Redakcje, zwłaszcza w piątek, potrafią pracować krócej a perspektywa udania się na godzinne wydarzenie na drugi koniec Warszawy może zniechęcić nawet najbardziej pracowitego dziennikarza. Warto również sprawdzić, czy termin planowanej konferencji nie pokrywa się z innym wydarzeniem. Oczywiście, zawsze może być tak, że inne, większe wydarzenie „wyskoczy” w ostatniej chwili sabotażując nasze – ale jeśli sprawdzimy to z góry, szanse na to będą przynajmniej mniejsze. Kalendarium aktualnych wydarzeń prowadzi chociażby ISBNews, z kolei szybka pomoc wujka Google pomoże nam również sprawdzić planowane wydarzenia w danej branży, które często agregowane są przez portale specjalizujące się w danej tematyce.
V. GDZIE POWINNA SIĘ ODBYĆ
Znasz swój budżet, wiesz ilu ludzi spodziewasz się na konferencji więc pora na określenie odpowiedniej lokalizacji. Choć wybór będzie w dużej mierze zależny od budżetu, dobra lokalizacja ma kilka cech wspólnych:
Jest odpowiednio dobrana do tematyki wydarzenia
Jeśli konferencja dotyczyć ma nowych technologii warto postawić na miejsce kojarzące się z innowacją – dobre przykłady to Google Campus, Digital Knowledge Village czy The Heart Tech. Jeśli skierowana jest do rynku finansowego lepiej sprawdzą się miejsca kojarzące się z biznesem, np. GPW, a lifestylowa konferencja skierowana do dziennikarzy parentingowych najlepiej przyjmie się w przytulnej kawiarni.
Łatwo do niej dotrzeć
Dziennikarze też ludzie i poza brakiem nadmiaru czasu cenią sobie również wygodę. Dlatego warto aby miejsce konferencji nie było zbyt odległe od centrum miasta, najlepiej jeśli posiada bezpłatny parking dla samochodów i jest dobrze osiągalne za pośrednictwem komunikacji miejskiej, najlepiej jednej z dwóch linii metra. Wytypuj 3 miejsca, które najlepiej pasują do twojego wydarzenia, potwierdź dostępność terminów, zbierz wyceny i wybierz to najlepsze.
Niezależnie od tego co zmotywowało Cię do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu konferencji prasowej, powyższy poradnik pomoże Ci uniknąć błędów i zwrócić uwagę na istotne i często pomijane aspekty. Dzięki naszemu wpisowi z pewnością będziesz już wiedział, jak zorganizować konferencję prasową. Pamiętaj też, że najlepsze efekty osiągniesz powierzając organizację konferencji wyspecjalizowanej agencji PR – chociażby ze względu na to, że posiadają one dobre, szlifowane przez lata relacje z kluczowymi dziennikarzami.
