Coraz więcej firm ma świadomość, że warto prowadzić działania PR, ale zastanawia się jaką wartość przyniesie im współpraca z agencją. Takie pytania najczęściej zadają sobie właściciele małych przedsiębiorstw albo duże korporacje posiadające własne działy komunikacji. Po co takim podmiotom wsparcie zewnętrznego partnera?
Agencja PR to organizacja, skupiająca konsultantów specjalizujących się w obszarze public relations, czyli zajmujących się budowaniem wizerunku swoich klientów. Wszyscy zgodzą się, że każda firma na rynku powinna dbać o zaufanie społeczne i swoją dobrą reputację, wspomniane aktywności przekładają się na konkretne korzyści biznesowe. Co do zasadności podejmowania działań komunikacyjnych nie ma wątpliwości, ale otwartym pozostaje pytanie: w jaki sposób agencja PR ma lepiej zadbać o wizerunek danej organizacji niż ona sama?
Dział komunikacji nie wystarczy?
Budowanie zaufania społecznego i dobrego wizerunku to skomplikowane zadanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania, determinacji i strategicznego planu. Dlatego do jego realizacji potrzeba profesjonalistów, którzy specjalizują się w obszarze public relations. Tym samym, w przypadku firm, które w swojej strukturze organizacyjnej nie mają przewidzianego specjalnego działu odpowiedzialnego za ten obszar, zatrudnienie agencji PR nie budzi wątpliwości. Ale co z organizacjami, które mają swojego specjalistę ds. komunikacji albo nawet cały dział oddelegowany do tego typu działań?
Im również się to „należy”! Dlaczego? Ponieważ rozpoczynając współpracę z agencją zyskują dostęp do wiedzy i kontaktów kilku lub nawet kilkunastu osób. Agencja PR to dobrze naoliwiona „komunikacyjna machina”, w której każdy konsultant zobowiązany jest stale poszerzać wiedzę na temat najnowszych trendów w komunikacji, ale też budować szerokie sieci kontaktów – szczególnie z dziennikarzami. Inaczej mówiąc, gdy zatrudniamy agencję PR to tak jakbyśmy „od ręki” zatrudnili kilkunastu doświadczonych specjalistów we własnej firmie.
Współpraca z agencją PR
Choć jako klienci zyskujemy dostęp do know-how i relacji wypracowanych w ramach całej agencji PR, to zazwyczaj bezpośrednio będzie z nami pracować jeden dedykowany konsultant. Jeśli chodzi o konkretne obowiązki czy zadania, to reguluje je umowa pomiędzy daną firmą i agencją PR, ale najczęściej wśród stałych działań wyróżnia się m.in. doradztwo strategiczne, tworzenie i redagowanie treści, media relations, pozycjonowanie ekspertów, prowadzenie biura prasowego, monitoring mediów. Po stronie klienta zazwyczaj pojawia się m.in. dostarczanie wkładu merytorycznego i przekazywanie informacji o bieżących działaniach firmy.
Co istotne, można rozpocząć współpracę z agencją PR – „na próbę”. Wówczas proponujemy klientom współpracę projektową, np. przy organizacji konferencji prasowej, komunikacji launchu produktu lub dystrybucji informacji prasowej. Taki model pozwala klientowi poznać agencję i jej podejście do realizacji działań. Warto przy tym podkreślić, że współpraca „testowa” przez miesiąc nie jest praktykowana w branży. To dlatego, że działań PR – jako tych, których efekty są widoczne dopiero po kilku tygodniach czy miesiącach – nie powinno poddawać się ocenie po tak krótkim okresie.
Rola agencji PR
Podstawowym zadaniem agencji PR jest opracowanie planu komunikacyjnego. To inaczej mówiąc „rozkład jazdy”, według którego przez najbliższe miesiące będziemy prowadzić komunikację danej firmy. Prawidłowo przygotowany plan komunikacji zawiera:
- ocenę stanu wyjściowego, tj. audyt dotychczasowych działań komunikacyjnych w firmie, a czasem także działań konkurencji,
- analizę grup docelowych, ułatwiającą dobór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych,
- cele komunikacyjne, które najczęściej polegają na tym, aby zmienić lub wzmocnić myślenie odbiorców na dany temat,
- listę kluczowych przekazów, czyli komunikatów, które nadają odpowiedni kierunek myśleniu odbiorców,
- zestaw narzędzi z różnych obszarów działań PR, które mogą wesprzeć realizację celów,
- dokładny harmonogram i budżet zaplanowanych działań,
- mierniki sukcesu, tj. podstawę do oceny czy działania przyniosły spodziewane efekty.
Aby przygotować plan komunikacji, należy najpierw dobrze poznać klienta. W PR Calling stosujemy autorski projekt Discovery Month.
Plan komunikacyjny to podstawa współpracy na linii agencja PR – klient, ale o tym, czy uda się go zrealizować zgodnie z oczekiwaniami decyduje coś, co trudno dokładnie zapisać na papierze i zaplanować. Zaufanie.
Współpraca, która opiera się na wzajemnym szacunki i zaufaniu, gwarantuje najlepsze wyniki. Tylko w takich warunkach agencja PR może stać się „naturalnym przedłużeniem” firmy, bogatszym o szeroką perspektywę całego rynku i różne doświadczenia. Taki poziom partnerstwa oczywiście wymaga czasu, ale ważne, aby już na początku mieć poczucie, że się rozumiemy. A to pierwsze wrażenie warto od razu sprawdzić w praktyce. Można „na próbę”, na zasadzie współpracy projektowej albo od razu z planem na dłużej. Tych przekonanych do stałej współpracy i tych na razie – tylko do próby, zapraszamy do kontaktu. Postaramy się udowodnić, że agencja PR to dla każdego – czy to małej firmy, czy dużej korporacji – tylko wartość dodana!