Praca specjalisty ds. PR to wiele różnych zadań, wymagających pełnego zaangażowania, kreatywności, wiedzy fachowej o branżach klientów, których wspieramy, a przy tym często podejmowania natychmiastowych decyzji. To właśnie dlatego, w branży docenia się wielozadaniowość – na czym polega i jak zadbać o to, aby szła w parze z efektywnością?
Multitasking (inaczej wielozadaniowość) to termin, którego po raz pierwszy użyto w 1965 r. w odniesieniu do opisu właściwości komputera wyprodukowanego przez firmę IBM. I właśnie w tych źródłach należy szukać jego prawdziwego znaczenia.
Okazuje się bowiem, że komputer w momencie, kiedy słuchamy muzyki, ściągamy pliki, instalujemy aktualizację i jednocześnie szukamy informacji w wyszukiwarce, wcale nie wykonuje tych wszystkich czynności jednocześnie. System operacyjny działa tak, że procesor poświęca określony czas na daną operację, tak by po chwili przełączyć się na kolejną. Inaczej mówiąc – sprytnie dobiera czas koncentrowania się na jednym zadaniu, sprawiając wrażenie, że nad wszystkimi pracuje jednocześnie.
Dokładnie tak samo powinien wyglądać ten proces w pracy człowieka – nie chodzi o to, aby wykonywać wszystko na raz, a właśnie odpowiednio zarządzać czasem i płynnie „przełączać się” z jednej aktywności na drugą.
Wiele zadań, jeszcze więcej efektywności
Badania potwierdzają, że wielozadaniowość interpretowana jako robienie wszystkiego na raz, nie przynosi oczekiwanych efektów – wykonując więcej niż jedną rzecz równocześnie ludzie popełniają średnio 40% więcej błędów i przeznaczają na to 50% więcej czasu niż potrzebowaliby, robiąc każdą po kolei. Wynika to z tego, że pracując nad kilkoma zadaniami jednocześnie, czujemy się bardziej zmęczeni i rozkojarzeni. To z kolei przekłada się na mniejszą uważność oraz niższą odporność na nowe bodźce, takie jak kolejny telefon czy mail.
Okazuje się więc, że angażowanie się w wiele czynności na raz to pułapka nieefektywności. Bardziej chodzi o umiejętne zorganizowanie czasu pracy.
PR-owcy: mistrzowie multitaskingu
Organizacja śniadania prasowego dla firmy z branży nowych technologii, pisanie informacji prasowej o nowym produkcie klienta z sektora finansowego, aranżowanie wywiadu z prezesem firmy, praca nad prezentacjami przetargowymi, a do tego przez cały dzień „zadania w tle”, czyli: bieżący kontakt z dziennikarzami, odpisywanie na maile i moderacja dyskusji w mediach społecznościowych.
To nie jest opis zakresu usług całej naszej agencji, a często rozkład dnia tylko jednego specjalisty. Co więcej, w pracy PR-owca zadań jest nie tylko dużo, ale wszystkie wymagają pełnego skupienia, ponieważ każde dotyczy dość wrażliwego obszaru, jakim jest budowanie i utrzymywanie relacji z otoczeniem zewnętrznym.
Dlatego, dobry PR-owiec to także mistrz efektywnego multitaskingu – musi poradzić sobie z wieloma obowiązkami, ale nie może wypełniać wszystkich jednocześnie i ryzykować rozkojarzeniem. To trudne, ale możliwe do wypracowania – warto zacząć od trzech podstawowych zasad efektywnej wielozadaniowości:
1. Po pierwsze: należy planować każdy dzień – można przy tym skorzystać z darmowych (przynajmniej w wersji podstawowej) narzędzi online, takich jak np. Asana, czy Trello, ale zwykła kartka, czy Excel z oznaczeniem zadań kolorami, wskazującymi na stopień pilności i status wykonania również się sprawdzą.
2. Po drugie: układając harmonogram dnia trzeba uwzględnić swój własny tryb pracy, tj. zaobserwować, kiedy mamy najwięcej energii i na ten moment zaplanować najbardziej wymagające tematy – nie dla wszystkich z nas będzie to poranek.
3. Po trzecie: realizując ułożony plan należy unikać rozpraszaczy. Może w tym pomóc technika Pomodoro, nazwana tak od kuchennego minutnika w formie pomidora, którego Francesco Cirillo – autor metody – używał w swoich pierwszych eksperymentach. Technika Pomodoro zakłada podział pracy na 25-minutowe sekcje, tzw. pomodori, podczas których koncentrujemy się tylko na jednym zajęciu – do tego stopnia, żeby nie zwracać uwagi nawet na powiadomienia przychodzące na telefonie czy nowe maile.
Podsumowując, multitasking w pracy PR-owca nie oznacza zajmowania się wieloma rzeczami w tym samym czasie. Chodzi o sprytne planowanie dnia i tasków – tak, aby móc płynnie przechodzić pomiędzy różnymi projektami. Obserwując pracę PR-owca z zewnątrz można mieć wrażenie, że musi on niejako „skakać” po tematach – raz być ekspertem w jednym obszarze, by zaraz pojawić się w tej samej roli w drugim. I rzeczywiście tak jest, ale to tylko pozorny chaos – w istocie jest to misternie ułożony i konsekwentnie realizowany plan dnia.
Właściwie wychodzi na to, że jesteśmy trochę jak wspomniane komputery, które potrafią sprytnie przełączyć się z jednego zadania na drugie. Od razu zaznaczamy – dla wszystkich tych, którzy wpadliby na pomysł, aby do PR zatrudnić komputery: pamiętajmy, że konieczność dobrego zarządzania czasem to tylko jeden z wyznaczników w naszej branży! Podstawa to wciąż budowanie i utrzymywanie relacji. A tego komputery (jeszcze) nie potrafią, prawda? Dopóki się nie nauczą, zapraszamy do kontaktu!