fbpx

Ta strona korzysta z plików cookie, możesz przeczytać więcej w naszej Polityce Prywatności. Prosiy również o zapoznianie się z naszą Klauzulą Informacyjną.

Media relations

Jak wysłać informację prasową?

Tego, jak poprawnie napisać komunikat prasowy, mogliście dowiedzieć się z naszego bloga jakiś czas temu. Kolejnym kluczowym etapem jest wysyłka informacji do mediów. Choć ta czynność wydaje się być łatwa, niektóre elementy mogą przysparzać trudności – szczególnie na początku kariery zawodowej w PR. Mając na uwadze bezpieczeństwo danych osobowych oraz cel, jaki chcemy osiągnąć poprzez dystrybucję materiałów do mediów, pamiętajmy o kilku kluczowych kwestiach.

Lista kontaktów

By wysłać informację prasową potrzebujemy nie tylko samego tekstu, ale przede wszystkim odpowiednio przygotowanej bazy mediów. Niektóre tematy będą wymagały od nas poszerzenia lub okrojenia standardowej listy kontaktów. Nie wysyłajmy informacji do osób, które wyraźnie zaznaczyły, że sobie tego nie życzą. Starajmy się również unikać spamowania naszymi newsami – jeśli w bazie mamy 10 osób z danej redakcji plus ogólny adres mailowy, kontaktujmy się z tymi, którzy piszą o wybranej branży lub interesują się konkretnym tematem.

Zdarza się, że klienci zgadzają się na rekomendowaną przez nas wysyłkę z pierwszeństwem. Taka sytuacja występuje zazwyczaj w obliczu kluczowych komunikatów danej spółki – nie każdy materiał warto wysyłać do wybranych dziennikarzy wcześniej. Jeśli natomiast zależy nam, by newsy w konkretnych mediach (np. w druku) ukazały się w dniu szerokiej dystrybucji, warto tę opcję rozważyć i przedstawić klientowi. Pamiętajmy, że warunki publikacji muszą też zostać ustalone z wyselekcjonowanymi dziennikarzami – chodzi o tzw. embargo, które uniemożliwia mediom zamieszczenie newsa przed wyznaczonym przez agencję PR terminem.

Wysyłka imienna czy masowa?

Personalizowana dystrybucja informacji prasowej przynosi dobre efekty, jednak nie do wszystkich rekordów z naszej bazy musimy wysłać osobnego maila. Adresy ogólne, redakcyjne możemy potraktować „zbiorowo”. Co ważne – korzystamy zawsze z opcji UDW (BCC), czyli ukryte do wiadomości, kiedy odbiorcy nie widzą pozostałych adresów mailowych. Skrót DW możemy na poczet tego przykładu rozwinąć jako Do Wyrzucenia! – nie wysyłamy masowych wiadomości z widocznymi kontaktami.

Przy dużej liczbie rekordów zdarzają się zwrotki – wykorzystajmy je do aktualizacji naszej bazy.

Jeśli któryś z naszych kontaktów przebywa na urlopie lub zwolnieniu, zazwyczaj umieszcza dane osoby, która go zastępuje. Dosyłając jej materiał prasowy, warto powołać się na relacje z dziennikarzem, którego aktualnie nie ma w pracy.

Treść

Starajmy się, by nasza wiadomość była możliwie krótka, zawierała najważniejsze informacje i była przejrzysta. Chaotyczne, niewyedytowane maile nie zachęcają do dalszego czytania i sprawdzania treści załączników. Kluczowe fragmenty można wyboldować, podkreślić lub wypunktować. Pamiętajmy również o call to action, zachęcającym do zapoznania się z informacją prasową. Dobrym sposobem na sprawdzenie, czy nasza treść właściwie się wyświetla, załączniki się otwierają, nie ma za dużych przerw między akapitami czy kilku różnych fontów, jest wysłanie maila testowego do siebie lub kolegi i skrupulatne sprawdzenie wszystkich elementów.

Formy grzecznościowe

Każdego maila rozpoczynamy od formy grzecznościowej, np. Szanowny Panie, Pani Redaktor, Szanowni Państwo. Jeśli mamy już nawiązane bliższe relacje z konkretnym dziennikarzem, możemy zwrócić się do niego formą grzecznościową z imieniem, np. Panie Andrzeju, Pani Sylwio. Neutralnym będzie również zwykłe „Dzień dobry”, o ile nie wysyłamy maila w środku nocy, czego robić nie rekomendujemy! Unikajmy jednak kontrowersyjnego „Witam”. Po wyjaśnienia zapraszam do specjalistów języka polskiego: https://polszczyzna.pl/formy-grzecznosciowe-w-e-mailach/.

Pożegnać również można się mniej lub bardziej formalnie – wiele zależy od stopnia zażyłości z konkretnymi dziennikarzami, charakteru informacji prasowej, którą wysyłamy bądź stylu komunikacji firmy, której wizerunek wspieramy. Inaczej będzie się pozycjonować młodzieżowa marka w porównaniu np. do instytucji finansowej.

Swojego maila możemy zakończyć zwrotem:

– Z poważaniem,

– Pozdrawiam,

– Z pozdrowieniami,

– Z wyrazami szacunku.

Pamiętajmy, że po tych wyrażeniach a przed podpisem nie stawiamy przecinka!

 

Załączniki

Informację prasową najlepiej wysłać w formacie, który pozwoli dziennikarzom na swobodne kopiowanie lub edycję treści. By mieć pewność, że dokument uda się otworzyć niezależnie od oprogramowania stosowanego przez daną redakcję, można dołączyć plik .txt lub PDF.

Szczególnie jeśli piszemy o nowym produkcie lub usłudze, wyślijmy mediom zdjęcia. Najlepiej, jeśli będą one pochodzić bezpośrednio od klienta, ale zdarza się, że fotografii musimy szukać samodzielnie w płatnych lub bezpłatnych bankach zdjęć. Co ważne, zdjęcie powinno korespondować z brand bookiem marki, o której wysyłamy newsa do mediów. Trzeba koniecznie sprawdzić, czy klient nie ma wewnętrznych lub globalnych wytycznych dotyczących zdjęć pobieranych z internetu. Do wysyłki można również dołączyć logotyp firmy czy dane w formie graficznej, np. wykresy, tabele, infografiki.

Zmniejszmy grafiki do rozmiaru właściwego dla publikacji online, zdjęcia w dużej rozdzielczości warto dosłać na prośbę lub zamieścić w chmurze i udostępnić link do ich pobrania. Niezależnie od rodzaju wysyłanych załączników, pamiętajmy o ich odpowiednim podpisaniu, by wyglądało to schludnie i profesjonalnie, a nie jakby kot przebiegł nam po klawiaturze.

Co dalej?

Wysyłka informacji prasowej, choć byłaby dopięta na ostatni guzik, nie zawsze przynosi oczekiwane efekty. Wówczas kolejnym krokiem jest skuteczny follow-up, czyli kontakt telefoniczny z dziennikarzami. Piszemy o tym więcej we wpisie „7 zasad dobrego follow-upu”.

Tagi

Powiązane artykuły

Jak działa agencja PR?

Czytaj więcej

Jak wysłać informację prasową?

Wskazówki i porady, jak dobrze wysłać informację prasową.

Czytaj więcej

Jak pozycjonować ekspertów firmy?

Maria Rotkiel często pojawia się w mediach jako ekspertka w dziedzinie psychologii, prof. Jerzy Bralczyk zawsze komentuje tematy związane z językoznawstwem, a dr Paweł Grzesiowski udziela ostatnio wielu wywiadów w kontekście epidemii koronawirusa.

Czytaj więcej

Jak PR może wesprzeć employer branding?

Czytaj więcej

Najczęstsze błędy językowe Polaków

Dziennie w sieci popełniamy aż 14 188 błędów językowych. Jakie są najczęstsze i co zrobić, żeby było ich jak najmniej?

Czytaj więcej

Multitasking w pracy PR-owca

Multitasking w pracy PR-owca musi iść w parze z dobrą organizacją czasu - tylko wówczas wielozadaniowość oznacza efektywność.

Czytaj więcej

7 zasad dobrego follow-up’u

Jeśli po wysyłce informacji prasowej, propozycji wywiadu czy zaproszeń na konferencję prasową odpowiedzi od dziennikarzy jest niewiele albo nie ma ich wcale, PR-owcy sięgają po stare, sprawdzone narzędzie: „follow-up”.

Czytaj więcej

Co to jest PR?

PR to świadome, zaplanowane i długotrwałe pielęgnowanie stosunków z bliższym i dalszym otoczeniem, prowadzące do pozyskania jak największej liczby klientów i zwolenników. Co to oznacza?

Czytaj więcej

Prowadzenie działań PR dla branży logistycznej

Jak prowadzić działania PR dla klientów z branży logistycznej? Z jakich narzędzi korzystać? Jak komunikować się z biznesem, a jak z konsumentem?

Czytaj więcej

Etyka w public relations. Czego nie robić i gdzie szukać wskazówek?

Z jednej strony w branży PR rośnie konkurencja, a co za tym idzie także oczekiwania wobec konsultantów.

Czytaj więcej