fbpx

Ta strona korzysta z plików cookie, możesz przeczytać więcej w naszej Polityce Prywatności. Prosiy również o zapoznianie się z naszą Klauzulą Informacyjną.

Media relations

Jak wysłać informację prasową?

Tego, jak poprawnie napisać komunikat prasowy, mogliście dowiedzieć się z naszego bloga jakiś czas temu. Kolejnym kluczowym etapem jest wysyłka informacji do mediów. Choć ta czynność wydaje się być łatwa, niektóre elementy mogą przysparzać trudności – szczególnie na początku kariery zawodowej w PR. Mając na uwadze bezpieczeństwo danych osobowych oraz cel, jaki chcemy osiągnąć poprzez dystrybucję materiałów do mediów, pamiętajmy o kilku kluczowych kwestiach.

Lista kontaktów

By wysłać informację prasową potrzebujemy nie tylko samego tekstu, ale przede wszystkim odpowiednio przygotowanej bazy mediów. Niektóre tematy będą wymagały od nas poszerzenia lub okrojenia standardowej listy kontaktów. Nie wysyłajmy informacji do osób, które wyraźnie zaznaczyły, że sobie tego nie życzą. Starajmy się również unikać spamowania naszymi newsami – jeśli w bazie mamy 10 osób z danej redakcji plus ogólny adres mailowy, kontaktujmy się z tymi, którzy piszą o wybranej branży lub interesują się konkretnym tematem.

Zdarza się, że klienci zgadzają się na rekomendowaną przez nas wysyłkę z pierwszeństwem. Taka sytuacja występuje zazwyczaj w obliczu kluczowych komunikatów danej spółki – nie każdy materiał warto wysyłać do wybranych dziennikarzy wcześniej. Jeśli natomiast zależy nam, by newsy w konkretnych mediach (np. w druku) ukazały się w dniu szerokiej dystrybucji, warto tę opcję rozważyć i przedstawić klientowi. Pamiętajmy, że warunki publikacji muszą też zostać ustalone z wyselekcjonowanymi dziennikarzami – chodzi o tzw. embargo, które uniemożliwia mediom zamieszczenie newsa przed wyznaczonym przez agencję PR terminem.

Wysyłka imienna czy masowa?

Personalizowana dystrybucja informacji prasowej przynosi dobre efekty, jednak nie do wszystkich rekordów z naszej bazy musimy wysłać osobnego maila. Adresy ogólne, redakcyjne możemy potraktować „zbiorowo”. Co ważne – korzystamy zawsze z opcji UDW (BCC), czyli ukryte do wiadomości, kiedy odbiorcy nie widzą pozostałych adresów mailowych. Skrót DW możemy na poczet tego przykładu rozwinąć jako Do Wyrzucenia! – nie wysyłamy masowych wiadomości z widocznymi kontaktami.

Przy dużej liczbie rekordów zdarzają się zwrotki – wykorzystajmy je do aktualizacji naszej bazy.

Jeśli któryś z naszych kontaktów przebywa na urlopie lub zwolnieniu, zazwyczaj umieszcza dane osoby, która go zastępuje. Dosyłając jej materiał prasowy, warto powołać się na relacje z dziennikarzem, którego aktualnie nie ma w pracy.

Treść

Starajmy się, by nasza wiadomość była możliwie krótka, zawierała najważniejsze informacje i była przejrzysta. Chaotyczne, niewyedytowane maile nie zachęcają do dalszego czytania i sprawdzania treści załączników. Kluczowe fragmenty można wyboldować, podkreślić lub wypunktować. Pamiętajmy również o call to action, zachęcającym do zapoznania się z informacją prasową. Dobrym sposobem na sprawdzenie, czy nasza treść właściwie się wyświetla, załączniki się otwierają, nie ma za dużych przerw między akapitami czy kilku różnych fontów, jest wysłanie maila testowego do siebie lub kolegi i skrupulatne sprawdzenie wszystkich elementów.

Formy grzecznościowe

Każdego maila rozpoczynamy od formy grzecznościowej, np. Szanowny Panie, Pani Redaktor, Szanowni Państwo. Jeśli mamy już nawiązane bliższe relacje z konkretnym dziennikarzem, możemy zwrócić się do niego formą grzecznościową z imieniem, np. Panie Andrzeju, Pani Sylwio. Neutralnym będzie również zwykłe „Dzień dobry”, o ile nie wysyłamy maila w środku nocy, czego robić nie rekomendujemy! Unikajmy jednak kontrowersyjnego „Witam”. Po wyjaśnienia zapraszam do specjalistów języka polskiego: https://polszczyzna.pl/formy-grzecznosciowe-w-e-mailach/.

Pożegnać również można się mniej lub bardziej formalnie – wiele zależy od stopnia zażyłości z konkretnymi dziennikarzami, charakteru informacji prasowej, którą wysyłamy bądź stylu komunikacji firmy, której wizerunek wspieramy. Inaczej będzie się pozycjonować młodzieżowa marka w porównaniu np. do instytucji finansowej.

Swojego maila możemy zakończyć zwrotem:

– Z poważaniem,

– Pozdrawiam,

– Z pozdrowieniami,

– Z wyrazami szacunku.

Pamiętajmy, że po tych wyrażeniach a przed podpisem nie stawiamy przecinka!

 

Załączniki

Informację prasową najlepiej wysłać w formacie, który pozwoli dziennikarzom na swobodne kopiowanie lub edycję treści. By mieć pewność, że dokument uda się otworzyć niezależnie od oprogramowania stosowanego przez daną redakcję, można dołączyć plik .txt lub PDF.

Szczególnie jeśli piszemy o nowym produkcie lub usłudze, wyślijmy mediom zdjęcia. Najlepiej, jeśli będą one pochodzić bezpośrednio od klienta, ale zdarza się, że fotografii musimy szukać samodzielnie w płatnych lub bezpłatnych bankach zdjęć. Co ważne, zdjęcie powinno korespondować z brand bookiem marki, o której wysyłamy newsa do mediów. Trzeba koniecznie sprawdzić, czy klient nie ma wewnętrznych lub globalnych wytycznych dotyczących zdjęć pobieranych z internetu. Do wysyłki można również dołączyć logotyp firmy czy dane w formie graficznej, np. wykresy, tabele, infografiki.

Zmniejszmy grafiki do rozmiaru właściwego dla publikacji online, zdjęcia w dużej rozdzielczości warto dosłać na prośbę lub zamieścić w chmurze i udostępnić link do ich pobrania. Niezależnie od rodzaju wysyłanych załączników, pamiętajmy o ich odpowiednim podpisaniu, by wyglądało to schludnie i profesjonalnie, a nie jakby kot przebiegł nam po klawiaturze.

Co dalej?

Wysyłka informacji prasowej, choć byłaby dopięta na ostatni guzik, nie zawsze przynosi oczekiwane efekty. Wówczas kolejnym krokiem jest skuteczny follow-up, czyli kontakt telefoniczny z dziennikarzami. Piszemy o tym więcej we wpisie „7 zasad dobrego follow-upu”.

Tagi

Powiązane artykuły

Od kampanii społecznych po AI: podsumowanie 2024 i prognozy na 2025

Przeglądamy wyróżniające się kampanie i kluczowe trendy w PR z mijającego roku. Wskazujemy też nadchodzące wyzwania, zwłaszcza w kontekście AI.

Czytaj więcej

Ile kosztuje współpraca z agencją PR? Poznaj szczegóły!

Dowiedz się co tak naprawdę kryje się za usługami PR, ile kosztują i dlaczego są one warte swojej ceny.

Czytaj więcej

Jak dbać o wizerunek firmy na GoWork?

GoWork.pl to jeden z najczęściej odwiedzanych serwisów pracy w Polsce. Jak skutecznie zadbać o reputację firmy na tej platformie? Konkretne wskazówki!

Czytaj więcej

PR dla branży Venture Capital

Kompleksowy przewodnik o PR dla funduszy VC. Dowiedz się, jak budować wizerunek, przyciągać startupy i zwiększać widoczność na rynku.

Czytaj więcej

LinkedIn – dlaczego jest ważny pod kątem kreowania wizerunku eksperta?

LinkedIn ma ponad 830 mln użytkowników globalnie. Dowiedz się, jak wymieniona platforma wspiera budowanie profesjonalnego wizerunku online!

Czytaj więcej

Ile kosztuje promocja raportu?

Sprawdź, ile kosztuje promocja raportu i jakie elementy warto uwzględnić w kampanii, aby zwiększyć rozpoznawalność firmy.

Czytaj więcej

PR dla branży HR

Jak działania PR wspierają firmy z branży HR w B2B? Odbiorcy, narzędzia, media, strategie oraz przykłady działań w komunikacji i promocji w HR.

Czytaj więcej

Jak mierzyć efekty działań PR?

Czytaj więcej

Język inkluzywny w komunikacji – jak go stosować

Czytaj więcej

PR w branży finansowej

Czy prowadzenie PRu dla firmy z branży finansowej jest trudniejsze niż dla innych?

Czytaj więcej