fbpx

Ta strona korzysta z plików cookie, możesz przeczytać więcej w naszej Polityce Prywatności. Prosiy również o zapoznianie się z naszą Klauzulą Informacyjną.

Media relations

7 zasad dobrego follow-up’u

Jeśli po wysyłce informacji prasowej, propozycji wywiadu czy zaproszeń na konferencję prasową odpowiedzi od dziennikarzy jest niewiele albo nie ma ich wcale, PR-owcy sięgają po stare, sprawdzone narzędzie: „follow-up”. To nic innego jak seria telefonów do dziennikarzy, którym wcześniej wysłaliśmy materiał. Co zrobić, aby nie była to zwykła „obdzwonka”, a prawdziwa PR-owa sztuka, która wzmacnia relacje z dziennikarzami? Wystarczy przestrzegać 7 prostych zasad.

1. Zastanów się czy follow-up jest potrzebny

Brak odpowiedzi na wysłany materiał może mieć różne przyczyny. Po pierwsze, temat jest nieodpowiedni dla danej redakcji czy dziennikarza – zanim weźmiemy się za follow-up sprawdźmy czy dobrze zaplanowaliśmy wysyłkę. Po drugie, dziennikarze mogli już podejmować dany temat i uważają, że został wyczerpany – zanim zadzwonimy, warto prześledzić ostatnie publikacje. Są także sytuacje, w których follow-up jest obowiązkowy – potwierdzenie udziału na 1-2 dni przed planowanym wydarzeniem jest konieczne, nawet jeśli tydzień wcześniej dziennikarz potwierdzał swoją obecność.

2. Ustal cel rozmowy

Przed wykonaniem telefonu należy zastanowić się, co chcemy dzięki naszej rozmowie uzyskać. Potwierdzić, czy temat materiału jest interesujący? Przypomnieć o zaproszeniu na planowane wydarzenie? Gdy ustalimy już cel rozmowy, warto przygotować sobie jej scenariusz. Jeśli dzwonimy, aby zainteresować dziennikarza materiałem prasowym, to najlepiej w punktach wypisać jaki to temat, co nowego mamy w nim do powiedzenia i dlaczego jest naszym zdaniem ważny.

3. Przygotuj potrzebne narzędzia

Oprócz krótkiej rozpiski tematu, warto pamiętać także o dobrym „technicznym” przygotowaniu, tj. zbudować wcześniej listę kontaktów z polem na komentarze, znaleźć miejsce, z którego możemy swobodnie rozmawiać, ale także naładować telefon i przygotować słuchawki. Szklanka wody to również przydatne wsparcie – szczególnie po kilku żywiołowych rozmowach.

4. Wybierz dobry moment

Aby poprowadzić skuteczny follow-up trzeba znać tryb pracy redakcji. Dzwonienie do dziennikarzy rano, kiedy odbywają się kolegia redakcyjne nie ma sensu. Tak samo telefony w porze obiadowej. Co więcej, liczy się nie tylko pora dnia, ale także zachowanie odpowiedniego czasu od wysyłki materiału. Trzeba dać dziennikarzom szansę, aby się z nim zapoznali, ale nie można pozwolić im o nim zapomnieć. Dlatego optymalny czas na follow-up to ok. 2-3 dni od wysyłki.

5. Postaw na naturalność

Pamiętajmy, że follow-up to przede wszystkim rozmowa. Musimy być naturalni, reagować na bieżąco, a nie recytować wcześniej przygotowaną formułkę. Warto zacząć od pytania czy dziennikarz ma w ogóle chwilę, żeby porozmawiać i rzeczywiście trzymać się później tej „chwili” – rozmowa nie powinna zabrać więcej niż 5 minut. Potem skupmy się bardziej na słuchaniu niż mówieniu – opowiedzmy krótko i zwięźle o temacie, z którym dzwonimy, ale później zadawajmy jak najwięcej pytań.

6. Wykorzystaj każdą rozmowę

Jeśli słyszymy, że dziennikarz nie jest zainteresowany rozmową o danym materiale, nie zniechęcajmy się. Spróbujmy wykorzystać tę szansę i dowiedzieć się więcej. Czy inny aspekt danego tematu byłby ciekawy? A może inna forma – zamiast gotowej informacji prasowej, specjalnie przygotowany komentarz ekspercki? Follow-up jest zdecydowanie bardziej skuteczny, jeśli z nastawienia na uzyskanie publikacji, przestawimy się na pytanie o potrzeby i zainteresowania dziennikarza. Jednak, gdy na każde pytanie słyszymy „nie” – lepiej odpuśćmy i wykorzystajmy ostatnie minuty na rozmowę o tym, nad czym dziennikarz aktualnie pracuje.

7. Dbaj o dobre relacje

Podstawą każdej dobrej relacji jest wzajemny szacunek. W przypadku follow-up’u oznacza to, że do każdej rozmowy musimy się solidnie przygotować – znać materiał, ale i kontekst problemu, którego dotyczy. Dobry follow-up to nie tylko taki, który przyniesie efekt w postaci zainteresowania tematem, ale przede wszystkim pozwoli nawiązać relację. Z każdym kolejnym „dobrym” telefonem, coraz lepiej znamy się z dziennikarzem. To oznacza, że po pierwsze follow-up zajmuje mniej czasu, bo lepiej „trafiamy” z tematami, a po drugie przynosi lepsze efekty – jeśli dziennikarz ma do nas zaufanie i wie, że nie dzwonimy z „byle czym” wysłucha nas do końca i zawsze spróbuje nam pomóc – gdy sam nie będzie zainteresowany, to przekieruje nas do kogoś innego z redakcji.

Podsumowując, masowa „obdzwonka” bez otwartości na różne scenariusze rozmowy przynosi słabe efekty. Skuteczny follow-up zależy od relacji z dziennikarzami i w drugą stronę – dobre relacje z dziennikarzami buduje się dzięki przemyślanym kontaktom. To oczywiście wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania – dla agencji takie wyzwanie jest prostsze, bo to nasza codzienna praca. Poza tym, mamy efekt skali – chętnie się wspieramy, a każdy z nas ma już swoje, wypracowane latami relacje. Jeśli chcecie zobaczyć nas w akcji – zachęcamy do kontaktu. Odpowiadamy na maile – bez konieczności follow-up’u.

Tagi

Powiązane artykuły

Co to jest PR?

PR to świadome, zaplanowane i długotrwałe pielęgnowanie stosunków z bliższym i dalszym otoczeniem, prowadzące do pozyskania jak największej liczby klientów i zwolenników. Co to oznacza?

Czytaj więcej

Biuro prasowe – 5 błędów, które można szybko naprawić

Agencja PR stworzyła Twojej firmie biuro prasowe, ale masz wrażenie, że nie spełnia ono swojej funkcji? Przemyśl, czy na pewno przy jego tworzeniu nie popełniono błędów.

Czytaj więcej

7 książek o komunikacji, które powinien przeczytać każdy PR-owiec

Oto 7 książek, po które warto sięgnąć – niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z PR, czy jesteś doświadczonym specjalistą.

Czytaj więcej

3 najważniejsze zasady budowania personal brandingu

W dzisiejszym, bardzo konkurencyjnym świecie, aby odnieść sukces, niezbędne jest zbudowanie pozytywnie wyróżniającej się marki osobistej.

Czytaj więcej

Agencja PR – jak znaleźć taką, która najlepiej wypromuje Twój biznes?

Z roku na rok, coraz więcej firm podejmuje współpracę z agencjami PR. I, choć na rynku jest ich wiele, wybór wciąż wydaje się trudny - w końcu zamierzamy powierzyć komuś swój wizerunek!

Czytaj więcej

3 grzechy główne employer brandingu w IT

Tajemnicą poliszynela jest fakt, że w świecie zdominowanym przez nowe technologie programiści stali się dobrem deficytowym – na rynku pracy już teraz jest więcej ofert niż dostępnych fachowców, a zapotrzebowanie na usługi IT stale rośnie.

Czytaj więcej